青岛密集架在利用过程中，既要最大限度地提供利用，又要保护好国家安全和个人隐私，这已经成为国际共识。国外公众普遍认为，档案是开启和实践民主的一个要素，查阅政府档案是每个公民的基本权利，保证档案的开放利用是宪法和民主的基石。

　　为了鼓励人们走进档案馆，许多国家的档案密集柜制订了相应的公共政策和计划，专门设置了公共关系部门或官员，采取了多种措施和手段，以帮助公民了解档案密集柜与档案自身的关系，把享用档案的权利当成一种公民意识来培养。以美国国家档案密集柜为例，除了永久性展览和一些固定项目外，每个月都会在馆内举办十多项公众自由参与的活动，包括新书发布、作者演讲和签名、专题片放映、馆藏介绍或利用指南讲座等;国际档案密集柜理事会还把每年的6月9日列为国际档案日，借以宣传和推广档案。

　　由于越来越多的国家颁布了信息自由法、政府文件利用法、政府信息公开条例以及数据保护法等，公民的信息权意识不断提高，而信息自由法实际上对文件和档案的妥善管理和便捷利用提出了更高的要求。

　　在很多国家，信息自由法赋予了公众要求利用政府部门收集或形成的任何文件和档案密集柜的权利，政府机构必须依法尽力为公众查找和提供最大数量的信息，除非那些属于法律特别限制利用的信息。